Informační systém musí firmě padnout jako ulitý. Jak postupovat při výběru?

Jsou věci, bez kterých je řízení moderní firmy zbytečně složité a mnohdy i nemožné. Na seznamu nejdůležitějších nástrojů nechybí informační systém, jehož primárním účelem je sběr, zpracování a šíření informací potřebných k plánování a rozhodování. Vybrat ten správný produkt ale není vůbec snadné. Podle čeho poznáte, že jste na správné cestě k optimálnímu řešení?

Malý, nebo větší systém?

Prvním kritériem, na které by měl každý zájemce o informační systémy hledět především, je možnost budoucího růstu. Vaše firma nyní možná potřebuje spíše základní funkce, ale postupem času mohou požadavky přibývat. Na druhou stranu však platí, že ruku v ruce s velikostí platformy roste i cena.

S ohledem na výše uvedené je jasné, že informační systém musí vyhovovat nejen aktuálním, ale i budoucím potřebám firmy. Proto je vhodné zvolit produkt, který může kdykoliv vyrůst – vyhnete se díky tomu nákladné výměně celého systému.

Informační, nebo účetní systém?

Zájemce o informační systém musí najít odpověď na otázku, jestli potřebuje spíše účetní či ekonomický software, nebo plnohodnotné ERP (systém plánování podnikových zdrojů). Jaký je mezi nimi rozdíl?

Ekonomické systémy jsou primárně určeny pro vedení účetnictví, avšak obsahují také další moduly a funkce, díky kterým se v určitých ohledech podobají běžným informačním systémům. Dobrým příkladem je ekonomický účetní software RIS/RIS.NET od společnosti Saul infomační systémy, jenž nabízí intuitivní ovládání, jednoduchou a časově nenáročnou implementaci (trvá 1-2 dny), špičkové zabezpečení a otevřené prostředí pro integraci dalších funkčních oblastí.

Zatímco ekonomický účetní software ocení především živnostníci a menší firmy, středně velké společnosti již potřebují komplexnější řešení. Opět lze zmínit podnikový systém RIS/RIS.NET, který se dokáže snadno přizpůsobit specifickým potřebám pro výrobní, účetní, IT či jiné subjekty. Oproti variantě určené pro malé firmy již zahrnuje větší počet licencí a vyžaduje o něco delší dobu pro implementaci (obvykle 2-3 týdny).

Velké společnosti, a to bez ohledu a zaměření, si přirozeně kladou i větší nároky na bezpečnost a často i na napojení na další interní systémy. Další požadavek souvisí s počtem licencí – ve větších firmách většinou systém využívají stovky uživatelů. Jako rozumná volba se jeví kombinace podnikového systému RIS/RIS.NET a manažerského systému TOP-RIS.

Co je ještě důležité?

Kromě výše uvedeného by vás mělo při výběru podnikového systému zajímat, do jaké míry budete závislí na dodavateli v otázce úprav – zajímejte se proto o to, zda je možné daný produkt po zaškolení modifikovat vlastními silami.

Další klíčové otázky souvisí s náročností migrace stávajících dat a zaškolení uživatelů. A konečně i s celkovými náklady, které by měly zahrnovat i údržbu, aktualizace a další položky, jež nemusí být v ceníku na první pohled vidět.